Termes, conditions et politiques de confidentialité

Termes, conditions et politiques de confidentialité - Chambre de commerce et d'industrie Saguenay-Le Fjord

Politique de confidentialité

Objectifs

La Chambre de commerce et d’industrie Saguenay-Le-Fjord (ci-après : la « Chambre de commerce ») recueille et utilise des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.

À cet effet, notre équipe s’est dotée d’une Politique de gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels.

Étant un organisme assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Chambre de commerce s’est dotée d’une Politique de gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels. La présente Politique de confidentialité (ci-après : la « Politique ») reprend sommairement les engagements de la Chambre de commerce, en lien avec la protection de vos renseignements personnels, prévus à ladite Politique de gouvernance.

Cadre juridique​

La présente Politique a été adoptée notamment en conformité avec la législation suivante :

  • Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1;

  • Code civil du Québec, RLRQ c CCQ-1991.

Application

La présente Politique s’applique à :

  • Tous les administrateurs, membres de la direction (Présidente-directrice générale et Directrice générale adjointe) et membres du personnel de la Chambre de commerce;

  • Tout renseignement personnel, quel que soit leur support.

Un renseignement personnel est défini par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé comme celui qui porte sur une personne physique et qui permet de l’identifier.

Un renseignement personnel est « sensible » lorsque, de par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.

Toutefois, les articles VII et VIII de la présente Politique ne s’appliquent pas à un renseignement personnel qui a un caractère public ni aux renseignements personnels qui concernent l’exercice par la personne concernée d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom, et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Responsable de la protection des renseignements personnels

La Chambre de commerce a désigné une responsable de la protection des renseignements personnels, laquelle est chargée de s’assurer la mise en œuvre de la présente Politique, soit :

Marlène Gaudreault

Directrice générale adjointe

T. 418 543-5941 p. 226

mgaudreault@ccisf.ca

La responsable de la protection des renseignements personnels est notamment disponible pour répondre à toute question relative à la présente Politique.

Collecte et utilisation de renseignements personnels

Les renseignements personnels qui sont collectés par la Chambre de commerce sont strictement utilisés de façon limitée. De plus, leur accès est limité aux personnes qui doivent les utiliser dans le cadre de leur fonction.

Activités de la Chambre de commerce

La Chambre de commerce utilise des renseignements personnels dans le cadre de ses activités, notamment :

  • L’adhésion et la gestion de ses membres (incluant la visibilité dans la section Bottin des membres du site internet);

  • L’organisation d’activités de formation, de réseautage et d’accompagnement;

  • La transmission de bulletins d’informations.

À cet égard, la Chambre de commerce collecte des renseignements personnels portant notamment sur :

  • L’identité (nom, prénom, titre d’emploi) de ses membres et des participants à ses activités;

  • La date de naissance de ses membres;

  • Les coordonnées de contacts (adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone et numéro de cellulaire) de ses membres et des participants à ses activités.

Recrutement

La Chambre de commerce collecte des renseignements personnels (notamment des curriculums vitae, lettres de présentation et références) dans le cadre de processus de recrutement de membres de son personnel.

Gestion des dossiers d’employés

La Chambre de commerce collecte des renseignements personnels auprès des membres de son personnel pour fins de gestion des dossiers d’employés (notamment l’adresse postale, l’adresse courriel personnelle, les numéros de téléphone, la date de naissance et le numéro d’assurance sociale).

Moyens pour collecter des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont notamment communiqués à la Chambre de commerce par le biais des moyens suivants :

  • De vive voix;

  • Courriel;

  • Téléphone;

  • Message texte;

  • Formulaire d’adhésion des membres;

  • Formulaire d’inscription aux diverses activités;

  • Formulaire disponible sur le site internet (notamment les sections Demande d’accès au bottin des membres, Portail de paiement et Contact);

  • Sondage satisfaction.

Des renseignements personnels sont également collectés par le biais de l’interactivité pouvant s’établir entre le site Web de la Chambre de commerce et les personnes qui le visitent, et ce, pour des fins statistiques ou de gestion du site. Si vous l'avez autorisé, nous utilisons vos renseignements afin de vous faire parvenir les bulletins d'information de la CCISF. En tout temps, il vous est possible de vous retirer de nos listes de diffusion en nous contactant par courriel à info@ccisf.ca, ou en vous désabonnant directement sur l'infolettre reçue.

Des renseignements personnels (adresse IP, système d'exploitation, pages visitées et requêtes, heure et jour de connexion) sont collectés par le biais de témoins de connexion (cookies), et ce, à des fins statistiques, notamment pour comptabiliser le nombre de visiteurs ou pour connaître les pages les plus fréquentées. Si vous configurez votre fureteur de façon à ce qu'il vous avertisse avant d'accepter des témoins, vous recevrez un message d'avertissement pour chaque témoin. Vous pouvez refuser les témoins en configurant votre fureteur à cette fin.

Exactitude

La Chambre de commerce s’assure que les renseignements personnels qu’elle utilise sont à jour, exacts et complets.

Communication de renseignements personnels à des tiers

La Chambre de commerce ne communique pas, de quelque manière que ce soit (diffusion, échange, vente, etc.), des renseignements personnels à des tiers, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne le prévoie.

Le consentement doit être manifesté de façon expresse dès qu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible.

Conservation et destruction des renseignements personnels

La Chambre de commerce a mis en place toutes les mesures de sécurité requises par la loi afin de protéger et d’assurer la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille et conserve. De plus, elle suit un processus rigoureux de conservation et de destruction des renseignements personnels, tel que plus amplement exposé ci-après.

À cet égard, les documents contenant des renseignements personnels doivent être détruits dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie, sous réserve du délai prévu par la loi ou par un calendrier de conservation.

Calendrier de conservation des renseignements personnels (support papier et électronique)

Notamment, la Chambre de commerce doit conserver :

  • Les dossiers de candidats pendant au moins trois (3) ans suivant le refus de leur candidature;

  • Les dossiers d’anciens employés pendant au moins trois (3) ans suivant la fin de leur emploi, sauf :

    1. Les dossiers de réclamation en vertu de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, lesquels doivent être conservés de façon permanente compte tenu du risque de récidive et de rechute;

    2. Les relevés d’emploi pendant au moins six (6) ans.

  • Les registres aux fins fiscales et pièces à l’appui pendant au moins sept (7) ans.

Conservation des renseignements personnels sur support papier

Les renseignements personnels sur support papier sont conservés au bureau de la Chambre de commerce dans des classeurs barrés.

Les archives sont conservées à l’extérieur du bureau de la Chambre de commerce dans un local verrouillé.

Lorsque les membres de la direction et du personnel de la Chambre de commerce sont appelés à travailler à l’extérieur du bureau de la Chambre de commerce, ils doivent privilégier l’utilisation des renseignements personnels sur support électronique plutôt que sur support papier.

Destruction des renseignements personnels sur support papier

Les renseignements personnels sur support papier sont détruits par le biais d’une déchiqueteuse à coupe croisée ou des services d’une firme externe spécialisée.

  • Conservation des renseignements personnels sur support électronique

Les renseignements personnels sur support électronique sont conservés :

  • Sur l’espace de stockage en ligne de Microsoft (OneDrive et Sharepoint);

  • Sur un disque dur externe (copie de sauvegarde) conservé dans un tiroir verrouillé;

  • Via le logiciel Membri 365 de Vendere. L’accès à ce logiciel est limité aux membres de la direction et du personnel qui doivent l’utiliser dans le cadre de leur fonction.

  • Destruction des renseignements personnels sur support électronique

Les renseignements personnels conservés sur l’espace de stockage en ligne de Microsoft et sur le disque dur externe sont détruits par leur suppression.

Les renseignements personnels conservés via le logiciel Membri 365 de Vendere sont inactivés lorsque leur finalité est accomplie.

Droit d’accès et de rectification

La Chambre de commerce informe toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concerne, de l’utilisation qui en est faite et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers. Elle permet à toute personne de consulter ou d’obtenir copie de ses renseignements personnels et de les faire rectifier, le cas échéant.

Une demande d’accès ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée, à titre de représentant, d’héritier, de successible de cette dernière, à titre de liquidateur de la succession, à titre de bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès ou à titre de titulaire de l’autorité parentale, même si l’enfant mineur est décédé.

Toute demande d’accès ou de rectification doit être adressée à la responsable de la protection des renseignements personnels.

Processus de plainte

Toute plainte afférente à la gestion des renseignements personnels doit être adressée par écrit à la responsable de la protection des renseignements personnels.

Elle doit faire état des faits et motifs à son soutien. De plus, tout document pertinent à son analyse doit y être annexé.

La responsable de la protection des renseignements personnels doit traiter la plainte avec diligence et fournir une réponse écrite au plaignant.

Mise à jour

La présente Politique a été mise à jour le 20 décembre 2023.

Protection légale

Tous les renseignements personnels que vous fournissez sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral. Cela signifie que vous avez le droit de savoir quand les renseignements sont recueillis et l'objet de la collecte, ainsi que le droit d'accéder aux renseignements.

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Image de fond de l'appel à l'action - Chambre de commerce et d'industrie Saguenay-Le Fjord